Gérer les notes de frais
Centralise les dépenses de ton équipe : chaque collaborateur soumet ses notes de frais, les responsables les valident, puis tu les marques comme remboursées. HeartCo gère le barème kilométrique et te prévient en cas de doublon.
Plan STARTERSoumettre une note de frais
Ouvrir le formulaire
Depuis la barre latérale, clique sur Notes de frais, puis sur Soumettre une note.
Renseigner la dépense
Complète les champs :
- Intitulé (obligatoire)
- Montant TTC
- Catégorie — Transport, Repas, Hébergement, Télécom, Matériel, Formation, Représentation ou Autre
- Date de la dépense
- Description (optionnel)
- Justificatif — joins la photo ou le PDF de ton reçu
Valider la soumission
Enregistre la note. Elle passe au statut En attente et est transmise aux responsables habilités à la valider.
Détection des doublons
Si une note ressemble fortement à une dépense déjà saisie (même intitulé, montant, catégorie et date proche), HeartCo affiche un avertissement « Doublon détecté ? » avant la soumission. Tu peux confirmer ou corriger.
Calcul au barème kilométrique
Pour rembourser des trajets, active l'option Calcul au barème kilométrique dans le formulaire :
- Saisis le nombre de kilomètres
- Indique la puissance fiscale de ton véhicule
HeartCo calcule automatiquement le montant à rembourser selon le barème kilométrique en vigueur et l'affiche en direct (Montant estimé).
Le circuit de validation
Le statut d'une note évolue à chaque étape :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Soumise, en attente de validation |
| 2e approbation | Première validation faite, deuxième en attente |
| Approuvée | Validée, prête à être remboursée |
| Payée | Remboursement effectué |
| Rejetée | Refusée par un responsable |
Valider ou refuser
Depuis la note, un responsable clique sur Approuver ou Refuser. Un validateur ne peut pas approuver sa propre note de frais.
Marquer comme remboursée
Une fois la note Approuvée, ouvre-la et clique sur Marquer comme remboursée. Elle passe au statut Payée. Le collaborateur est notifié à chaque étape.
Qui peut valider ?
La validation est réservée aux rôles Administrateur, Direction, Manager, Comptable et RH. La deuxième approbation (si activée) est réservée aux rôles Administrateur et Direction.
Configurer le workflow et les plafonds
Dans Réglages → Notes de frais, l'administrateur définit :
- Le workflow d'approbation : 1 niveau (validation simple) ou 2 niveaux (double validation avant remboursement)
- Les plafonds budgétaires par catégorie : un montant mensuel maximal par type de dépense. Un plafond peut être activé ou désactivé.
Workflow à 2 niveaux
Avec deux niveaux, la première approbation ne déclenche pas encore le remboursement : la note attend une seconde validation avant de devenir Approuvée.
Questions fréquentes
Puis-je approuver ma propre note de frais ?
Non. Pour garantir le contrôle, le validateur doit être différent de la personne qui a soumis la note.
Comment fonctionne le remboursement kilométrique ?
Active l'option Calcul au barème kilométrique, saisis les kilomètres et la puissance fiscale du véhicule. HeartCo applique le barème et calcule le montant automatiquement.
Que se passe-t-il quand une note est approuvée ?
Une écriture de dépense est créée dans ta comptabilité et le collaborateur reçoit une notification. Il ne reste plus qu'à la marquer comme remboursée une fois le paiement effectué.
Puis-je limiter les dépenses par catégorie ?
Oui. Dans Réglages → Notes de frais, définis un plafond mensuel par catégorie. Les soumissions au-delà du plafond sont signalées.
Voir aussi
- Comptabilité & trésorerie — retrouver tes dépenses dans le journal comptable
- Sécurité & RGPD — droits et rôles des membres