Relancer les factures impayées
Ne cours plus après tes paiements. HeartCo relance automatiquement tes clients selon des paliers que tu définis, avec des modèles d'email adaptés au niveau de retard. Tu peux aussi relancer manuellement et suivre chaque envoi.
Plan STARTERComment fonctionnent les relances
Une relance se déclenche selon des paliers : un nombre de jours après l'échéance d'une facture impayée. À chaque palier correspond un modèle d'email dont le ton s'adapte au retard.
Paliers proposés par défaut :
| Palier | Modèle | Ton |
|---|---|---|
| J+7 | Rappel doux | Amical |
| J+15 | Relance ferme | Ferme |
| J+30 | Mise en demeure | Urgent |
Tu accèdes à la configuration depuis Relances → Paramètres.
Configurer les relances automatiques
Activer l'envoi automatique
Dans l'onglet Configuration, active l'envoi automatique. Choisis l'heure d'envoi quotidienne, le nom et l'email de l'expéditeur, ta signature, et éventuellement des destinataires en copie (CC / BCC).
Personnaliser les paliers
Dans l'onglet Paliers, ajuste les délais, les libellés et les couleurs. Tu peux ajouter de nouveaux paliers, les réordonner, les activer ou les désactiver.
Adapter les modèles d'email
Dans l'onglet Templates, pars des quatre modèles fournis (Rappel amical, Relance neutre, Relance ferme, Mise en demeure) ou crée les tiens. Utilise les variables pour personnaliser chaque message.
Variables disponibles
Insère ces variables dans tes modèles, elles seront remplacées automatiquement :
{{clientName}}, {{invoiceNumber}}, {{amount}}, {{dueDate}},
{{daysPastDue}}, {{orgName}} et {{signature}}.
Relancer manuellement
Repérer les factures en retard
Dans l'onglet Factures impayées, retrouve toutes les factures dont l'échéance est dépassée. Le retard est affiché en clair (J+N) avec un code couleur selon l'ancienneté.
Envoyer la relance
Clique sur Relancer en face d'une facture. HeartCo identifie le palier applicable, envoie l'email correspondant au client et enregistre l'envoi.
Suivre les envois
L'onglet Historique liste toutes les relances envoyées (manuelles et automatiques) avec leur statut : Envoyé, Livré, Ouvert, Bounce (adresse invalide) ou Échec. Tu peux filtrer par statut ou par facture.
Pas de double envoi
HeartCo n'envoie jamais deux fois la même relance pour un même palier sur une même facture. Tu peux relancer en toute tranquillité.
Aller plus loin : le recouvrement avancé
Plan BUSINESSSur les plans Battement et Cœur+, le module de recouvrement avancé débloque :
- Des séquences de relance multi-étapes avec conditions (relancer seulement si l'email précédent n'a pas été ouvert, ou si la facture est toujours impayée)
- Des offres de rétention (remise, délai de paiement supplémentaire, paiement en plusieurs fois)
- Des tests A/B pour comparer l'efficacité de deux modèles
- Des webhooks pour notifier tes outils externes
- Une page Analytics : taux de recouvrement, taux d'ouverture des emails et profils de risque par client
Questions fréquentes
À quel moment les relances automatiques partent-elles ?
Une fois l'envoi automatique activé, les relances partent chaque jour à l'heure que tu as définie dans l'onglet Configuration, pour toutes les factures ayant atteint un palier.
Une facture payée continue-t-elle d'être relancée ?
Non. Dès qu'une facture est marquée Payée (ou annulée), elle sort automatiquement du circuit de relance.
Puis-je personnaliser le ton des messages ?
Oui. Chaque palier utilise un modèle d'email modifiable. Tu peux ajuster l'objet, le corps et le ton, ou créer tes propres modèles.
Comment savoir si mon client a lu la relance ?
L'onglet Historique indique le statut de chaque envoi, dont Ouvert lorsque le client a consulté l'email.
Voir aussi
- Créer une facture — émettre et suivre une facture
- Comptabilité & trésorerie — suivre tes encaissements
- Gérer tes contacts — garder à jour les emails de tes clients