Créer une facture
Crée une facture professionnelle en quelques clics : sélectionne ton client, ajoute tes lignes de prestation, personnalise le modèle et envoie-la par email. Le numéro de facture est généré automatiquement.
Plan STARTERAvant de commencer
Assure-toi d'avoir configuré les informations de ton entreprise dans Réglages → Organisation et ajouté au moins un client dans ton carnet de contacts.
Guide pas à pas
Accéder au module Facturation
Depuis la barre latérale, clique sur Facturation puis sur Factures. En haut à droite, clique sur le bouton Nouvelle facture.
La page affiche tes statistiques en un coup d'œil : total de factures, chiffre d'affaires encaissé, factures en attente et en retard.
Sélectionner un client
Dans le formulaire, choisis le client destinataire dans le menu déroulant Client. Si le client n'existe pas encore, clique sur le bouton + pour le créer à la volée.
Sélectionne ensuite la date d'échéance pour le paiement.
Ajouter les lignes de facturation
Clique sur Ajouter une ligne pour insérer une prestation. Pour chaque ligne, renseigne :
- Désignation — description du produit ou service. Tu peux rechercher dans ton catalogue de produits en tapant les premières lettres.
- Quantité — nombre d'unités (heures, jours, pièces…)
- Prix unitaire HT — montant hors taxes par unité
- Taux de TVA — 0%, 5.5%, 10% ou 20%
Le total TTC se calcule automatiquement en temps réel. Si tu as plusieurs taux de TVA, HeartCo affiche le détail par taux dans le récapitulatif.
Catalogue produits
Si tu factures souvent les mêmes prestations, crée-les dans ton catalogue de produits. Elles apparaîtront dans la recherche du champ Désignation avec leur prix pré-rempli.
Ajouter les notes et conditions
En bas du formulaire, le champ Notes te permet d'ajouter :
- Les conditions de paiement (ex : "Paiement à 30 jours")
- Les mentions légales obligatoires
- Un message de remerciement
Ce champ accepte jusqu'à 2 000 caractères.
Choisir le modèle et le logo
Dans la colonne de droite, tu peux personnaliser l'apparence de ta facture :
- Modèle — choisis parmi les templates disponibles (le modèle "Modern" est disponible sur tous les plans)
- Logo — ton logo d'entreprise apparaît en haut de la facture (disponible dès le plan Rythme)
Configure ton logo une seule fois dans Réglages → Organisation. Il sera automatiquement ajouté à toutes tes factures et devis.
Enregistrer ou envoyer
Deux options s'offrent à toi :
- Enregistrer brouillon — sauvegarde la facture sans l'envoyer. Tu pourras la modifier et l'envoyer plus tard.
- Créer la facture — finalise et sauvegarde la facture. Tu pourras ensuite l'envoyer par email depuis la page de détail.
Gérer tes factures
Statuts
Chaque facture passe par un cycle de vie :
| Statut | Description |
|---|---|
| Brouillon | Facture en cours de rédaction, modifiable |
| Envoyée | Envoyée au client par email |
| Payée | Paiement reçu et confirmé |
| En retard | Date d'échéance dépassée, impayée |
| Remboursée | Avoir émis, montant restitué |
| Annulée | Facture annulée (conservée pour la numérotation) |
Actions disponibles
Depuis la page de détail d'une facture, tu peux :
- Télécharger le PDF — export au format PDF (compatible Factur-X si activé)
- Envoyer par email — envoie la facture au client avec le PDF en pièce jointe
- Marquer comme payée — enregistre le paiement reçu
- Relancer — envoie un rappel de paiement au client
- Dupliquer — crée une copie de la facture pour un nouveau client ou une nouvelle période
- Supprimer — supprime la facture (brouillon uniquement)
Numérotation légale
En France, la numérotation des factures doit être séquentielle et sans rupture. HeartCo gère cela automatiquement — ne supprime jamais une facture envoyée, utilise plutôt un avoir pour l'annuler.
Questions fréquentes
Comment créer un avoir (note de crédit) ?
Ouvre la facture concernée et utilise l'action Créer un avoir. HeartCo génère automatiquement un document avec un montant négatif lié à la facture d'origine.
La numérotation est-elle automatique ?
Oui, HeartCo attribue automatiquement le prochain numéro disponible à chaque nouvelle facture. La séquence est continue et sans rupture, conformément à la réglementation française.
Comment exporter mes factures en CSV ?
Depuis la liste des factures, clique sur le bouton Exporter en haut à droite. Tu peux exporter toutes les factures ou filtrer par statut et période avant l'export.
Puis-je envoyer une facture à plusieurs destinataires ?
Oui, lors de l'envoi par email tu peux ajouter des destinataires en copie (CC). L'email principal est celui du client, mais tu peux ajouter ton comptable ou un collaborateur.
Voir aussi
- Créer un devis — créer et envoyer un devis
- Factur-X et e-facturation — comprendre la facturation électronique
- Gérer tes contacts — ajouter et organiser tes clients