Comptabilité & trésorerie
Le module Gestion financière centralise tes recettes, tes dépenses et ta trésorerie. Suis tes indicateurs clés, importe tes opérations, prépare ta TVA, exporte ton FEC et donne un accès en lecture seule à ton expert-comptable.
Les quatre vues
Depuis la barre latérale, ouvre Comptabilité. La page Gestion financière se compose de quatre onglets :
| Onglet | À quoi ça sert |
|---|---|
| Récapitulatif | Recettes, dépenses, résultat net, marge et évolution mensuelle |
| Transactions | Liste de toutes tes opérations, avec filtres et import CSV |
| Trésorerie | Prévision de trésorerie sur 12 semaines et solde bancaire |
| Journal comptable | Écritures au format comptable (débit / crédit) et export FEC |
Choisis la période d'analyse en haut de page : Ce mois, Ce trimestre, Ce semestre, Cette année, Année précédente ou Personnalisé.
Enregistrer une transaction
Créer l'opération
Dans l'onglet Transactions, clique sur + Transaction. Renseigne :
- Type — Recette (encaissement) ou Dépense
- Catégorie — vente, prestation, loyer, salaires, charges, logiciel, matériel… (liste prédéfinie)
- Montant et date
- Description et référence (optionnel)
- Taux de TVA applicable
Laisser l'IA suggérer la catégorie
Dès que tu saisis une description, HeartCo peut te suggérer une catégorie automatiquement. Accepte la suggestion ou choisis-en une autre.
Importer tes opérations en CSV
Clique sur Importer des transactions pour charger un fichier CSV. Colonnes attendues : type, catégorie, montant, description, date, référence. L'import accepte jusqu'à 500 lignes et ignore automatiquement les doublons (même catégorie, même montant, même date).
Transactions récurrentes
HeartCo détecte les opérations qui reviennent régulièrement (loyer, abonnements…) sur les 6 derniers mois. Tu peux aussi en créer manuellement avec une fréquence hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, puis les activer ou les désactiver.
Piloter ta trésorerie
L'onglet Trésorerie affiche :
- Ton solde courant et le détail par compte bancaire
- Une prévision sur 12 semaines basée sur tes opérations connues
- Des alertes automatiques : solde négatif, solde faible, risque de déficit à venir, absence de recettes
Connexion bancaire
Clique sur Connexion bancaire pour relier tes comptes et afficher ton solde réel. Une fois connecté, tu peux rapprocher tes transactions comptables de tes opérations bancaires (rapprochement manuel ou assisté).
Journal comptable et export FEC
L'onglet Journal comptable présente tes opérations au format comptable : chaque transaction génère une écriture en débit et une en crédit, avec le numéro de compte adapté à la catégorie.
Exporter le FEC
Pour transmettre ta comptabilité à l'administration ou à ton comptable, exporte le Fichier des Écritures Comptables (FEC). Choisis l'exercice (l'année), puis lance l'export. HeartCo génère un fichier FEC_AAAA.txt au format normalisé exigé par l'administration fiscale française.
Permission requise
L'export FEC et le journal comptable nécessitent la permission comptabilité : export FEC. Vérifie tes droits dans Réglages → Permissions si l'option n'apparaît pas.
Préparer ta déclaration de TVA
Plan BUSINESSSur les plans Battement et Cœur+, HeartCo prépare ta déclaration de TVA pour une période donnée : TVA collectée sur tes factures, TVA déductible sur tes achats, et TVA nette à payer. Un résumé généré par l'IA met en avant les points d'attention (par exemple les achats importants sans TVA déclarée).
Partager l'accès à ton comptable
Donne à ton expert-comptable un accès en lecture seule à tes données comptables, sans créer de compte ni partager ton mot de passe.
Ouvrir le partage
Va dans Comptabilité → Accès expert-comptable.
Créer un accès
Clique pour créer un accès et renseigne :
- L'email de ton comptable (obligatoire)
- Son nom ou le nom du cabinet (optionnel)
- Une date d'expiration (optionnel) pour limiter la durée de l'accès
Transmettre le lien
Clique sur Copier le lien et envoie-le à ton comptable. Il accède à une vue en lecture seule de ta comptabilité — aucune modification n'est possible de son côté.
Révoquer si besoin
À tout moment, clique sur Révoquer pour désactiver l'accès, ou sur Supprimer pour l'effacer définitivement.
Lecture seule et révocable
L'accès comptable est strictement en lecture seule, repose sur un lien sécurisé unique et reste révocable quand tu le souhaites. L'expiration optionnelle limite automatiquement sa durée de validité.
Les assistants IA
Selon ton plan, plusieurs analyses sont disponibles :
- Résumé financier du mois — synthèse de tes recettes et dépenses (à partir du plan Pulsation)
- Analyse par catégorie — tendance et répartition d'une catégorie (plans Battement et Cœur+)
- Détection d'anomalies — pics de dépenses, doublons, montants inhabituels
- Catégorisation automatique — l'IA propose la bonne catégorie pour une opération
Clôturer un exercice
Une fois ton année comptable terminée, tu peux la clôturer. HeartCo enregistre le résultat de l'exercice et verrouille les transactions de cette année pour empêcher toute modification ultérieure.
Questions fréquentes
Quel format d'export pour ma comptabilité ?
HeartCo génère le FEC (Fichier des Écritures Comptables) au format .txt
normalisé, attendu par l'administration fiscale française. Tu peux aussi
exporter tes transactions filtrées en CSV.
Mon comptable peut-il modifier mes données ?
Non. L'accès expert-comptable est en lecture seule. Il consulte tes données via un lien sécurisé, sans pouvoir les modifier. Tu peux révoquer l'accès à tout moment.
Comment sont gérés les doublons à l'import CSV ?
Lors de l'import, HeartCo ignore automatiquement les lignes identiques (même catégorie, même montant, même date) et t'indique le nombre d'opérations importées et de doublons écartés.
Puis-je modifier une transaction d'une année clôturée ?
Non. La clôture d'exercice verrouille les transactions de l'année concernée pour garantir l'intégrité de ta comptabilité.
Voir aussi
- Gérer les notes de frais — saisir et valider les dépenses de l'équipe
- Créer une facture — générer tes recettes
- Sécurité & RGPD — exporter l'ensemble de tes données